Optimaal bellen via devices en platformen

Telefoneren, het is niet meer nieuw. Al decennia lang bellen we elkaar op, zowel zakelijk als privé. Er lijken niet veel veranderingen meer plaats te vinden, nadat de smartphone zijn intrede deed. Toch wil ik stil staan bij het zakelijk gebruik van VoIP. Een techniek dat ondertussen een jaar of vijftien oud is, maar door de pandemie een grote schift in gebruik én mogelijkheden heeft gemaakt.

Datapakketjes

Om even kort stil te staan bij de betekenis, VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Dit houdt simpelweg in dat je belt over een internetverbinding. Deze internettoegang kan via een glasvezel aansluiting, maar ook gewoon met een 4G of 5G oplossing tot stand gebracht worden. Zolang het maar stabiel genoeg is, er genoeg bandbreedte beschikbaar is en QOS (Qualitity of Service) ingesteld kan worden om de data (spraakpakketjes) over en weer te sturen.

Een stukje theorie geef ik graag mee, want VoIP is in feit niet anders dan het versturen van een email. Je transporteert datapakketjes over je internetverbinding van A naar B. Alleen bevatten de datapakketjes bij VoIP spraak en video. De Endpoint devices (bijvoorbeeld een telefoon of een desktop) pakken als het ware de datapakketjes uit naar spraak of bijvoorbeeld een videocall.

Zoals hierboven genoemd, heb je voor VoIP dus een stabiele verbinding nodig en genoeg bandbreedte. Is dit niet het geval, dan zullen er gedeeltes van de spraak/video pakketjes tussenuit vallen en ontstaat helaas een niet meer te volgen gesprek. Je hebt een grote kans op eenzijdige spraak of een soort van stotterend gesprek. Wanneer een email een of twee seconden vertraagd binnen komt, ervaar je hier vaak niets van. Met bellen merk je het direct en dat willen we natuurlijk voorkomen.

Een extra rijbaan

Daarom adviseren wij altijd om ‘vrije baan’ te maken voor VoIP. Feitelijk creëren we op de internetverbinding een extra rijbaan, waarover de zogenoemde spraakpakketjes worden getransporteerd. Zie het maar als een vluchtstrook, die is voor hulpdiensten ook altijd beschikbaar. Bij bedrijven met meer dan twee werkplekken is het zeer wenselijk deze extra rijbaan aan te leggen. Het gebruik van webradio, het versturen van zware email bestanden, het uploaden van bestanden naar de cloud en streamen van video, zijn een aanslag op de snelheid en bandbreedte van de internetverbinding. Deze zouden het transport van spraakpakketjes niet mogen verstoren.

VoIP staat er om bekend dat de data direct één op één moet overkomen. Door meer bandbreedte te organiseren met een vrije ruimte die altijd en alleen voor VoIP beschikbaar te stellen, zorg je dat je voor klanten bereikbaar blijft. Scheidt het ‘gewone’ internet van de telefonie en je bent verzekerd van het beste resultaat.

Remote werken

Naast het aanleggen van een extra rijbaan of het vrij maken van genoeg bandbreedte, heb je verder voor VoIP niets nodig. In mijn ogen een van de grootste voordelen: je kunt vanaf ieder device bellen, waar je ook maar bent. Een desktop toestel, een smartphone, een laptop; het maakt niet uit. Alle devices maken via het internet verbinding met een telefooncentrale in de cloud.

Dus zelfs in de auto, thuis of op locatie bij een klant: je belt gewoon met je smartphone of laptop uit met het hoofdnummer van de zaak. Je kunt gewoon doorverbinden naar collega’s en je kunt ook de actuele status van al je collega’s zien. Wij noemen dit optimale bereikbaarheid.

Optimaal gebruik met VaMo

Werken met een VoIP-client op je device is zeer toegankelijk en gebruiksvriendelijk, toch zie je meer en meer de vraag naar VaMo ontstaan. VaMo staat voor Vast Mobiel integratie. Dit betekent dat je, in het VoIP-netwerk, ook de 06-nummers van je bedrijf integreert. Waarom je dit zou doen?

Stel, je werkt met een VoIP-client op je mobiel. Als een medewerker daar mee belt, zul je zien dat hij van beschikbaar naar niet beschikbaar gaat. Echter, wanneer hij gebeld wordt rechtstreeks op zijn eigen mobiel, blijft hij in de VoIP-client op beschikbaar staan. Dit wordt door velen als niet wenselijk gezien. En begrijpelijk. Door gebruik te maken van VaMo is dit probleem verholpen. Wanneer je rechtstreeks met je smartphone gaat uitbellen of wordt gebeld, zullen je collega’s je status op bezet zien staan.

Met VaMo ben je je niet afhankelijk van extra apps op je smartphone. Het bellen via een VoIP-client op je smartphone kan mogelijk voor haperingen zorgen. Denk maar aan het feit dat je ergens bent, waar je gebruik maakt van wifi op je smartphone. Al bellend loop je naar buiten, om naar je auto te gaan, je smartphone gaat over van het wifinetwerk naar het 4G/5G netwerk. Grote kans dat er haperingen in het gesprek ontstaan of de verbinding wordt verbroken. Door gebruik te maken van VaMo, kun je mogelijke haperingen voorkomen.

Ook vind ik het een groot voordeel dat je rechtstreeks intern kunt bellen. Als voorbeeld, mijn collega heeft het interne nummer 131. Als ik dit nummer in mijn telefoon intik, krijg ik haar meteen aan de lijn. Zonder een VoIP-client op te starten of zonder een internetverbinding te maken. Dit kan zelfs op een telefoon dat niet meer kan dan alleen bellen. Denk aan een Nokia 3310, die kan ook van VaMo gebruik maken, maar niet van een VoIP-client.

Teams als teamplayer

Als laatste wil ik je nog meenemen in ontwikkeling die gaande is en steeds verder ontwikkeld gaat worden. Door de Covid19 pandemie zijn platformen zoals Zoom en Teams in een razend tempo geadopteerd en omarmd. Deze programma’s werken vrij simpel. Via je eigen zakelijke emailadres bel je via de applicatie naar een ander emailadres en er wordt een audio- of videogesprek opgezet. Maar ­wist je dat Teams ook gebruikt kan worden als een volwaardige telefooncentrale?

Ik hoor je denken, je kunt toch nog niet bellen met Teams zonder dat iemand Teams heeft? Het tegendeel is waar! Ontwikkelingen gaan in een razendsnel tempo en de eerste koppelingen worden nu opgezet, waarmee je (in de nabije toekomst) onder het oproepvenster kunt gaan bellen. Dus wil je ook Teams gaan gebruiken als een volwaardige telefooncentrale?

Daag me maar uit! Laten we beginnen met een kennismaking en een kopje koffie.

Blog door: Jan de Vries | Senior adviseur communicatie & ict