Printen en scannen: welke keuze past bij jou?

Als het op printen of scannen komt, moet je bij ons (Henry en Wilco) zijn. Wij zorgen ervoor dat onze klanten de juiste machine hebben, waarmee ze gemakkelijk kunnen werken. Maar hoe kom je tot de beste keuze voor jouw kantoor? We helpen je graag op weg.

De eerste vragenronde

Veelal zien we dat, als we mensen hun gang laten gaan, dat er verkeerde keuzes worden gemaakt. Een printer voor huis-tuin-en-keuken gebruik kan niet zoveel, een multifunctional printer heeft eindeloos veel mogelijkheden. Echter, deze kan alleen juist werken wanneer hij doet wat jij wenst. Daarom vragen wij altijd door, wat is er belangrijk en wat is een noodzaak op het gebied van printen?

Onbewust hebben mensen een ander beeld of verwachting bij een printer. Ga maar bij jezelf na, hoe ziet in jouw ogen een printer er uit? Schets je daar ook kopiëren of scannen bij? We snappen dat je dat nodig hebt, het is vaak een must, maar als je ons om een printer vraagt dan zit dat er niet standaard bij in.

Daarbij is het ook zaak om te kijken hoe snel een machine moet zijn. Dus hoeveel printjes per minuut er uit kunnen komen, of de machine moet opwarmen of dat hij er direct klaar om te gaan is, maar ook hoe de wachtrijen ontstaan. Een wachtrij of een stukje lopen naar jouw afdruk, kan functioneel zijn. Dit kan een meetingpoint zijn voor je collega’s, waardoor je samen kunt sparren, even snel die ene vraag stellen of in overleg kunt. Het kan echter ook afleidend werken, wanneer je niet onderbroken wilt worden in je werk. We kijken in hoeverre we snellere machines, meer of minder nodig hebben en hoe we deze strategisch kunnen plaatsen.

Een oplossing voor iedereen

We praten daarom ook het liefst over een multifunctional printer (MFP); dan hebben we de meeste verwachtingen, zoals printen plus scannen plus kopiëren, voor kantoor al te pakken. Verder moet de MFP ook passend zijn voor wat je er mee wilt doen. Wil je A4 of A3 printen? Kleur of mono? Twee lades of meer? Hoeveel printjes moet hij per minuut kunnen? Standaard dikker papier? Beschikking tot wifi of AirPrint? Voor ons is het om het even welke multifunctional we plaatsen, ons doel is dat je tevreden bent. Daarom is het zo belangrijk dat we alle wensen vooraf boven tafel halen. Want als je standaard op dikker papier in A3 formaat in kleur print, dan kan het zijn dat je een ander apparaat nodig hebt dan wanneer je in hoge snelheid mono afdrukken wilt hebben.

Als je daarnaast ook nog kijkt naar het type machine dat je kunt plaatsen, stellen we best een hoop vragen. Je hebt namelijk de traditionele laser multifunctionals, die staan vanuit vroeger vrij standaard op kantoren. Dit zijn printers die over het algemeen een wat lager tempo hebben en opwarmtijd nodig hebben­­­. In vergelijking met inktjet printers, die direct vanuit opstart koud kunnen printen, is dat haast een wereld van verschil. Verder, als je 80 grams officepapier in beide apparaten doet, zul je wellicht een verschil in kleurbenadering zien. Dit heeft met de druktechniek te maken, laser printers ‘leggen’ kleuren op papier en inkjet printers ‘trekken’ het er in. Druk je voornamelijk zwart-wit, maakt dit niet uit. Druk je veel in kleur af en wil je dit ook op mooi (foto)papier, dan kan het zijn dat je keuze in machine gaat veranderen.

Naast de ‘standaard’ printers die iedereen kent, hebben we een ruime range aan andere oplossingen zoals plotters (A0 en A1 papierformaat) en labelprinters (thermisch). Ook hebben we voor ondernemers in een industrie speciale techniek in huis. Als je aan Genemuiden denkt, dan denk je aan tapijt en vloerkleden. Aan de onderkant van deze producten, zit een label met onder andere een barcode en overige productinformatie. Ook dat is een printproduct dat wij leveren. Dit moet gedurende de hele levensduur van het product er onder kunnen blijven zitten en daarvoor moeten we een stap extra zetten. Hiervoor gebruiken we dan thermische printers, zorgen we voor de juiste lijm, de juiste maat en het juiste etiket. Niet de meest gebruikelijke printopdracht of aanvraag, zeer zeker wel interessant om uit te zoeken en te zorgen voor tevreden eindgebruikers.

Duurzaam en verantwoord

Sowieso is het altijd mooi om te achterhalen hoe men bij een ander bedrijf werkt en wat hun voorwaarden zijn waarom ze nieuwe producten of diensten aangaan. Waar we eerder zagen dat voornamelijk prijs de grootste rol speelt, zien we gelukkig nu ook dat duurzaam steeds meer voet aan de grond krijgt. Wij kunnen daar met onze multifunctionals ook aan bijdragen. Door de machines met Heat-Free technologie in te zetten, zorgen we meer dan alleen voor een snelle afdruk. Door deze techniek hoeft het apparaat niet op te warmen of warm gehouden te worden en daarmee gaat direct de energierekening naar beneden en de CO² uitstoot omlaag. Daarnaast zijn de inktpatronen groter en bevat hij minder losse onderdelen. Dit zorgt voor minder logistieke ritten voor de aanvoer van meer inkt en heb je minder snel stilstaande onderdelen.

Het is mooi om bij te dragen aan Maatschappelijke Verantwoord Ondernemen (MVO). We moeten goed voor de natuur zorgen en als we printen, dan moet dat in onze ogen zo duurzaam mogelijk. Met nieuwe technieken, opties voor ander papier en zelf bewuster zijn op printgebied. Zo zijn er zelfs al apparaat in gebruik genomen die ook papier kan recyclen voor direct hergebruik. Hoe tof is dat! Duurzamer dan dat ga je het haast niet krijgen.

We gaan altijd voor een open en eerlijk advies. Vinden we dat het duurzamer kan in met bijvoorbeeld een andere machine, geven we dat aan. En sommige vinden het wellicht een beetje vreemd om dit te horen van printing adviseurs, maar in het kader van MVO is het ook belangrijk dat we meer gaan digitaliseren. Voorlopig zullen we nog steeds wel blijven printen, dat wordt in de toekomst wel beetje bij minder. Laten we er dan ook voor zorgen dat je daar op voorbereid bent.

Optimaal gebruik van machines

Snel, te snel, wisselen van een apparaat is zonde. We zien vaak gebeuren dat wanneer een printer die niet afgestemd is op zijn taak, te snel het leven begeeft. Denk aan een thuisprinter die papier uitspuugt alsof hij op kantoor staat. Daar zijn apparaten niet op gemaakt en dat verkort simpelweg de levensduur. Naast dat het zonde is van apparaat, kost het ook geld en tijd. Natuurlijk kun je een nieuwe neerzetten, wat al niet altijd de duurzaamste oplossing is, maar deze moet opnieuw in het netwerk geplaatst worden en bij alle medewerkers gekoppeld worden. Verder komt het vaak voor dat je dan ook een ander type cartridge nodig hebt, terwijl er nog oude liggen. Een kostbare aangelegenheid, die voorkomen had kunnen worden. Wij mikken er daarom op dat het apparaat minimaal vijf jaar in gebruik wordt genomen.

Zoals eerder aangegeven, een multifunctional kan meer dan alleen printen. We kunnen deze ook gebruiksvriendelijk instellen – een absolute meerwaarde wat ons betreft! – zodat hij je meehelpt in digitaliseren. Denk aan het scannen van documenten die per post zijn binnengekomen. Dit kun je ook weer koppelen met FM Module, als het om (inkoop)facturen gaat. Onze mannen van de Technische Dienst kunnen bij installatie de gebruikersinterface naar wens instellen. Hierdoor kun je dus met twee of drie klikken er direct voor zorgen dat papieren post omgezet wordt naar een digitaal bestand en in de juiste mailbox terecht komt. En een stapje verder kan zelfs ook, dat we de multifunctional leren lezen. Door jouw multifunctional te koppelen met software, zorgen we dat het kan lezen wat er op de papier staat. In het softwareprogramma kunnen we precies meegeven wat waar moet en hoe de multifunctional het moet verwerken.

Door alles op voorhand uit te vragen, kunnen we de machine instellen op jouw wensen. Onze mannen doen dit graag voor je en dat zorgt direct voor een soepele techniek. In combinatie met de juiste MFP voor kantoor, kunnen we je ook geheel ontzorgen. Zo werken we bij VWC met een zogeheten tellertik: een vaste prijs voor een afdruk. Dit is een abonnement dat soms al beschikbaar is voor minder dan ½ cent per afdruk. Daarin zijn alle supplies en het onderhoud meegenomen. Hoef je alleen nog zelf voor papier te zorgen, maar dat is met een telefoontje naar Marilyn of Jos ook zo geregeld.

Heb jij al op een rijtje staan wat de wensen zijn van jouw toekomstige multifunctional? We horen het graag.

Blog door: Henry van Dijk & Wilco Kisjes | Adviseurs printen en scannen