Software maakt het leven makkelijk

Als ik mensen vertel dat ik Teamleider Software ben, dan vragen ze me vaak wat ik dan precies doe. Dat is soms moeilijk uit te leggen, want het verschilt per dag en per klant. Daarnaast is praten over software lastig, omdat het voornamelijk gaat over het schrijven van code. Ik neem je mee in mijn metaforen, die ik ook gebruik als we aan tafel zitten met onze klanten. Want welk metafoor ik ook gebruik, eigenlijk komt het eindresultaat altijd op hetzelfde neer: software is een middel om het (werkende) leven makkelijker te maken.

De trekhaak

Als we aangeven dat we bijvoorbeeld voor jouw boekhoudpakket een koppeling kunnen bouwen met FM Module, dan kunnen we dat vergelijken met het bouwen van een trekhaak. Zie jouw boekhoudpakket als een auto, de FM Module als de caravan. Zonder trekhaak – de koppeling – kan de auto niet worden verbonden met de caravan. En zo werkt het ook met software. In principe kunnen we alles aan elkaar verbinden, maar daarvoor moeten we wel de juiste trekhaak voor het juiste type bouwen.

Het huis

In de praktijk horen we vaak dat grote projecten een grotere kans hebben om te falen. Waarom? Omdat hoe groter een project wordt, hoe complexer de software vaak is. Zeker als het een geheel nieuw project is, wat van de grond af wordt opgebouwd. Dit vergelijk ik met het bouwen van een huis. Wat zijn je wensen en wat wil je bereiken? Verdeel het in behapbare brokjes. Daarbij gaan we alle aannames die er mogelijk kunnen zijn wegnemen. Want waar ik denk dat op de voordeur een deurbel en een brievenbus zit, denk jij bij een voordeur aan het raampje dat daar inzit en zie je liever de brievenbus op de oprit staan.

De dakkapel

We krijgen ook regelmatig de vraag om software aan te passen of uit te bouwen. De dubbele dakkapel die, nadat het huis al jaren staat, er op geplaatst moet worden. En waar bij de start van het bouwen van het huis geen rekening mee is gehouden. Dan gaan we altijd extra voorzichtig te werk. Want is het dak wel geschikt voor het plaatsen van de door jou gewenste dakkapel? En zo niet, wat moet er dan gebeuren zodat het toekomstbestendig is? Moet het dak worden verstevigd of kunnen we beter een geheel nieuw dak bouwen? Want ook al is het een uitbreiding, ook op de lange termijn mag het niet als een kaartenhuis in elkaar zakken.

De bouwtekening

Na het bespreken van de wensen, gaan we het verhaal uitwerken en maken wij een soort van bouwtekening. We schetsen alles uit en zorgen dat over alles al is nagedacht, net zoals bij een echt huis. Als de bouwtekening af is, lopen we hem nog geheel samen door. Want software is geen vaststaand product, maar een middel om jouw doelen te bereiken. Gaan we dat met deze tekening ook halen? Klopt het inderdaad met wat jij in gedachten hebt? Heb ik geen kamer overgeslagen? Zitten de metaforische deuren op de goede plek? Door vooraf alles door te spreken, voorkomen we ook dat we halverwege vastlopen. Want een muur omdraaien, dat blijft onwenselijk, geeft frustratie en levert vertraging op. En we zijn juist aan de slag om het werk efficiënter te maken.

Het werk

Ik ben namelijk van mening dat alles wat je voor je werk doet, gemakkelijker, met minder fouten en/of efficiënter kan, zodat jij jouw eigen doelen bereikt. Zo zorgt de FM Module dat je tijd bespaart op jouw inkoopfacturen en zien alleen degene voor wie de factuur is deze ook daadwerkelijk. Het verzorgt automatisch dat jouw archief juist wordt opgebouwd en dat alles terug te vinden op ieder mogelijk karakter. FM Module is een bestaande oplossing, die we in eerste instantie voor ons zelf hebben gebouwd.

Zo is ook Xelicomm ontstaan. We merkten dat collega’s vergaten om in Xelion hun beschikbaarheid te wijzigen wanneer ze een vergadering in gingen. Dan werden ze gebeld tijdens een meeting, wat zowel voor de beller als de ontvanger als storend werd ervaren. In Outlook-agenda staat wel wanneer ze beschikbaar zijn; dat konden we natuurlijk koppelen. Xelicomm communiceert tussen de agenda en Xelion en daarmee kunnen onze collega’s hun aandacht bij de besprekingen houden. Ondertussen merken we dat steeds meer organisaties van Xelicomm gebruik maken, heel gaaf om te zien.

We hebben uiteraard niet alleen maatwerk voor onszelf gebouwd. In de tijd dat we net weer naar winkels mochten, moest daarvoor een afspraak gemaakt worden. Speciaal voor Batavia Stad Fashion Outlet ontwikkelde we een platform, waarop alle 140 winkels waren aangesloten en klanten een afspraak konden boeken. Het platform zorgde automatisch voor de verdeling van de tijdsloten en hield rekening met de vier uur regel. Daarnaast zorgde het voor veel minder administratie voor de ondernemers zelf, alle informatie van de klanten was terug te vinden aan de ‘achterkant’ van het platform. Dit platform, oftewel het huis, opzetten voor Batavia Stad Fashion Outlet was een hele klus, maar ontzettend mooi om zo al die winkeliers een klein beetje verlichting te geven.

Ook spraken we een bedrijf dat de pakbonnen uitdraaide om vervolgens de artikelen van die lijst met de hand in te voeren in een machine. Dat vergde veel tijd en met de hand informatie overtikken zorgt voor onnodige fouten. Terwijl dit eigenlijk vrij simpel op te vangen is met een koppeling. Dan zorgen wij dat we de juiste trekhaak bouwen, zodat het systeem met de pakbonnen direct met de machine kan communiceren.

Het eindresultaat

Dit soort maatwerk dat speciaal voor één bedrijf is gemaakt en alleen voor hen is in te zetten, dat is voor ons net zo waardevol als software dat door meer bedrijven is te gebruiken. Want ons werk zit er pas op als ieder bedrijf, zijn werkzaamheden zo simpel en eenvoudig mogelijk kan uitvoeren. Ieder huis is anders, iedere trekhaak heeft andere opties en dat maakt ons werk ook zeer interessant.

Ook als de trekhaak, dakkapel of het huis gebouwd is, gaan we door met de volgende stap. Hoe loopt de verbinding? Waar kan het soepeler? Komt alle informatie die over moet komen ook daadwerkelijk op de juiste plek? Nu is het moeilijk om altijd alles te voorkomen, zeker omdat iedere gebruiker anders werkt. We duiken wel in de processen van onze klanten, om een top staaltje software af te leveren. We lopen ieder op dat moment denkbaar scenario door, zodat de kans op gebreken tijdens gebruik zo minimaal mogelijk is.

Op de achtergrond blijven we sleutelen. Ons werk is nooit af. Er komen altijd nieuwe mogelijkheden bij of verouderende items moeten worden opgeknapt. We zijn blij met kritische feedback van onze gebruikers, zodat we ons werk kunnen blijven verbeteren. Want wat makkelijk is, moet makkelijk blijven. Wat zou jij graag efficiënter willen?

Blog door: Jan-Willem van Oostenbrugge | Teamleider Software