Leer jouw multifunctional lezen

In een wereld waarin we steeds meer gaan digitaliseren, is soms de vraag waarom je nog een multifunctional zou aanschaffen. Want we printen toch steeds minder? Op zich een logische vraag, want de meeste bedrijven printen zeer zeker minder dan tien jaar terug. Echter, een multifunctional kan ook juist helpen met digitaliseren.

Een slimme multifunctional

Want behalve dat je er mee print, vergeten we vaak dat er ook een scanfunctie op zit. En die scan optie, die wordt samen met de multifunctional steeds slimmer. Waar je eerder iedere pagina op de glasplaat moest leggen, kun je nu hele stapels bovenin de Automatic Document Feeder schuiven.

Maar wat als het nog beter kan? Dat jouw multifunctional zou kunnen ‘lezen’ wat er op de documenten staat en direct op jouw server met de juiste naam in de juiste map zou plaatsen? Dat maakt het makkelijker om te archiveren, vergt minder handwerk en scheelt veel tijd.

Door jouw multifunctional te koppelen met software, zorgen we dat het kan lezen wat er op de papier staat. In het softwareprogramma kunnen we precies meegeven wat waar moet en hoe de multifunctional het moet verwerken. Dat kan op verschillende manieren, maar de meest voorkomende op dit moment zijn op naam/nummer of met een QR-code.

Digitaliseren op letters en cijfers

Waarschijnlijk zeer overbodig om te vertellen, maar ieder document staat vol met woorden en/of cijfers. Voor een multifunctional is dit abracadabra. Zolang we het niet leren wat iets betekent, dan wordt de standaard procedure gevolgd. Een document krijgt een automatisch gegenereerde naam en stuurt het naar het door jou opgegeven e-mailadres.

Gelukkig kunnen we multifunctionals leren welke woorden of cijfers iets betekenen. Scan je veel dezelfde soort documenten? Dan kunnen we daar zeker een slag in slaan. We kunnen in de koppeling programmeren dat hij het woord pakbon moet lezen, de naam van een bedrijf, de postcode van huis of juist een kenteken.

Het maakt eigenlijk niet uit in welke branche je werkt en wat je wilt dat een multifunctional scant, leest en verwerkt. Zorg ervoor dat de te lezen letters en cijfers altijd op dezelfde regel staat en de multifunctional zorgt dat pak- en werkbonnen, facturen, koopcontracten en alle overige documenten juist verwerkt worden.

Een persoonlijke QR-code

Stel, je wilt zorgen dat de juiste papieren van jouw medewerkers of leerlingen automatisch bij hun eigen dossier komen en daar opgeslagen worden. Dan kun je werken met een persoonlijke QR-code. Door (eenmalig) QR-codes te genereren, kunnen documenten nog beter uitgelezen worden door de scanner.

Zo geef je bijvoorbeeld al jouw medewerkers een eigen QR-code met naam en functie. Zet deze QR-code op HR-documenten of een contract en print deze uit. Zijn alle documenten akkoord en getekend? Scan ze in en de multifunctional koppelt dit direct aan het juiste personeelsdossier. Wil een collega een getekende offerte sneller archiveren? Ook in offertesjablonen kunnen QR-codes geplaatst worden, om digitaliseren makkelijker te maken.

Werk je op een school? Dan kun je voor alle leerlingen eigen QR-codes maken en deze zet je op een toets-format. Wanneer een leerkracht een toets wil afnemen, dan zorgt hij dat voor iedere leerling zijn eigen toetspapier wordt geprint. Na het afnemen van de toets, kijkt de leraar hem na en scant hem in. De toets komt dan standaard in het dossier van de leerling én in de klassenmap. De documenten zijn bewaard voor de examencommissie en de leraar kan hem in de klassenmap terughalen bij vragen. En de papier versie kan daarna gewoon door de shredder.

Uiteraard zorgen we dat deze QR-code alleen uit te lezen is door jouw multifunctional en praat met jouw softwarekoppeling. Ziet een leerling, medewerker of externe de QR-code op het originele document staan, dan kan hij daar verder niets mee. Ook kunnen we zorgen dat alleen degene die bevoegd zijn, een gescand document op de server of in de map kunnen inzien.

De juiste route en benaming

Klaar met scannen? Dan kan de multifunctional alles in de juiste map op de server zetten, koppelen aan een persoonlijk dossier, direct in Sharepoint zetten of in het archief plaatsen. Moet een document op meerdere plekken komen of ook nog per mail ergens anders naar toe? Geen probleem. Direct de naam van Document_20210826_122036.pdf veranderen naar de naam die wel bij het document hoort? Ook dat is mogelijk. Via de koppelingen die we voor u instellen, zorgen we dat het document gescand wordt en precies de weg volgt die jij wilt. Er is zo ontzettend veel mogelijk.