IT moet werken voor jou, niet andersom

Een tijdje terug vroeg iemand aan mij wat ik het lastigste vind aan ons werk in de IT. Daar heb ik even over moeten nadenken. In mijn hoofd ging ik klussen af en was ik op zoek naar de moeilijkste die we in al die jaren had opgelost. En dat was gelijk het antwoord: alle klussen hebben wel iets dat het ingewikkeld maakt. Het zit hem dan niet zo zeer in de techniek, maar in wat precies voor wie en hoe moet werken.

Want dat is het. Iedere oplossing kun je – in theorie – bij ieder bedrijf installeren. Maar ben je daar dan echt mee geholpen? In mijn ogen niet. Niet alle oplossingen zijn geschikt voor alle behoeftes. Zodra je alle diensten correct voor jouw bedrijf, medewerkers en jezelf hebt staan, dan pas is de klus geklaard en werkt het naar behoren.

Continuïteit is de basis

Het enige wat de opdrachten met elkaar gemeen hebben is het feit dat bedrijfscontinuïteit voorop staat. IT is daarin het onzichtbare fundament waar jouw bedrijf op steunt. ‘IT systeem niet beschikbaar’ betekent dat je geen orders kunt ontvangen. Geen verzendingen kunt regelen. Geen mails kunt versturen. Geen mensen kunt aansturen. Geen tekeningen of berekeningen kunt maken. Tuurlijk, met een beetje creativiteit kun je dit allemaal zonder IT omzeilen. Maar, moet je dat wel willen? Binnen verschillende organisaties heeft bedrijfscontinuïteit een verschillende betekenis. Het ene bedrijf moet een continue internetverbinding hebben om de orders naar de fabriek te kunnen blijven sturen. Een fysieke winkel met fysieke producten kan vaak even zonder internet/wifi en alleen mobiel bereikbaar zijn, een webshop daarentegen moet altijd bereikbaar zijn.

Hoe werken jouw mensen; werken ze alleen op kantoor of ook hybride? Bij een cloud oplossing bijvoorbeeld wordt een laptop als een doorgeefluik gebruikt. Zolang de laptop toegang heeft tot de online omgeving, kan je werken. Wanneer je met zware tekeningen en bestanden werkt, is de vraag of het handig is om rechtstreeks in de cloud te werken. Het is niet onmogelijk, het zijn vaak wel de prijzigere oplossingen die het aankunnen om bestanden heen en weer de schieten.

Werken vanuit de cloud is vergelijkbaar met rijden op de weg. Zolang je een personenauto hebt, kun je prima over een N-weg rijden. Ben je een trein, dan heb je veel moeite met vooruit komen. Je kunt dan beter voor een spoor gaan voor de collega’s die dat nodig hebben. Of met een lokale server en een andere type back-up werken. Net wat voor jou en de verschillende functies binnen het bedrijf nodig is.

IT-tip van VWC

Weten wat er daadwerkelijk gebeurt als je geen IT hebt?
Voer een test uit en wees voorbereidt op calamiteiten.

Hoeveel is er daadwerkelijk opgeslagen in de back-up? Hoe lang duurt het voordat we weer live zijn? De kerstvakantie is daar (voor veel bedrijven) een geschikt moment voor door de verminderde aanwezigheid van collega’s op jouw werkvloer. Licht ons in en we helpen je met het opzetten, monitoren en uitvoeren van de testen.

Werkzaamheden en passende security

Kijken naar de rollen en werkzaamheden binnen het bedrijf zorgt dat je weet welke cloudoplossing voor je kan werken. Waar worden de werkzaamheden uitgevoerd? Je kunt zonder internet namelijk de cloud niet bereiken. Dat klinkt heel simpel, maar hoe pak je dat aan als bijvoorbeeld een bouwbedrijf? Waar jouw aannemers tekeningen moeten laten zien op plekken waar nog geen internet is? Waar stratenmakers een opdracht moet downloaden en de tablet niet met een openbare wifi kan verbinden? Voor beide kan een uitgebreide mobiele data bundel een oplossing zijn. En wil je überhaupt wel dat collega’s van een open wifi gebruik maken om hun werk uit te voeren? Welke beveiliging pas je dan toe? Hoe zit het met security in het algemeen, zowel op je IT als voor je mensen?

Beveiliging voor en op medewerkers klinkt je misschien wat vreemd in de oren. Toch raden we aan om goed te kijken wat je waar nodig hebt. Behalve dat we werken met wachtwoorden, eigen inlogs en niet iedereen in een serverruimte laten, hebben we ook advies voor het opzetten van een interne en lokale omgeving. We hopen altijd dat iedereen dezelfde normen en waarden heeft; in de praktijk blijkt dat helaas niet altijd zo te zijn. Wist je dat een werknemer die iets ‘in de categorie niet pluis’ op het internet opzoekt op de zaak vaker voor komt dan je denkt? En dat het zakelijke ip-adres daar aan hangt, dus dat jouw bedrijf hiervoor verantwoordelijk kan worden gehouden? Tsja, dat zijn zaken waar jij niet aan wilt denken. Daarom doen wij dat voor je en nemen je mee in hoe we dit voor jouw bedrijf of zelfs per medewerker kunnen inrichten.

Vertrouwen is key

Gelukkig mag je er vanuit gaan dat 99% van de medewerkers de zakelijke devices en software gebruikt waarvoor het bedoeld is. Zorg dat je met regelmaat blijft hameren op het voorkomen van phising en verdachte zaken en procedures hebt voor een aantal zaken. Verder: heb vertrouwen. In je collega’s en in jouw IT-partner. Wanneer we zaken met je doen, hebben we het liefst dat je alles eerlijk verteld. Hoe moeilijk het soms ook is en hoe hard je er niet aan wilt toegeven.

Weet jij bijvoorbeeld dat je binnen een aantal jaar moet/gaat afromen in personeel? Dat kan wel degelijk van invloed zijn op hoe de omgeving en diensten nu al ingericht moeten worden. Andersom geldt natuurlijk ook. Weet je dat je gaat groeien en hard; daar horen schaalbare diensten bij. Als wij als partner weten wat er speelt en wat de wensen, dromen en eisen van de toekomst zijn, dan kunnen we met je meedenken en mag je aannemen dat je klaar bent voor de toekomst.

Dus om terug te komen op de vraag: ik kan de moeilijkste klus niet benoemen. Want bij iedere klus zoeken we uit wat er nodig is, waar de behoeftes liggen en weten wij wat werkt. Zodat voor iedere opdracht de best passende oplossing wordt ingezet.

Welke vraag heb jij op IT-gebied? Stel hem mij! Liever eerst zelf aan de slag? Download dan de whitepaper ICT simpel maken en til eenvoudig jouw IT naar een hoger level.

Blog door: Klaas van Wendel | Directeur