Onze printer is aan vervanging toe, hoe kies ik de juiste?

Bij elke onderneming moet het wel een keer gebeuren; de printer moet vervangen worden. Je weet wel, dat ding dat niet werkt precies op het moment dat je hem wél nodig hebt. Printer, zo word de machine vaak genoemd, maar vaak is het een multifunctional (MFP). Dat zijn machines die kunnen printen, scannen, kopiëren, mailen en eventueel ook nog faxen. Ook wordt er wel gesproken over all-in-one printers.

Maar waar moet je nou op letten als je je printer gaat vervangen?
Begin eens bij het bepalen van je werkelijke print volume per maand. Het levert vaak stille momenten op als ik de vraag ‘hoeveel pagina’s printen jullie per maand?’ gesteld heb. Vaak probeer ik ze dan de goeie richting op te sturen door te vragen hoeveel pakken papier of toner ze gebruiken. Het blijft echter gokken en vaak is het werkelijke verbruik hoger dan verwacht.

Wat ik in de praktijk ook vaak zie, is dat de printer vervangen wordt voor een vergelijkbaar model als welke ze nu hebben. Onder het mom ‘deze was toch prima?‘. Maar klopt dat wel? Een printer staat er vaak voor een langere periode dus de kans is heel reëel dat het volume gewijzigd is. En daarnaast wordt er dan ook niet over de mogelijkheden van digitalisatie nagedacht. Dat het volume wijzigt kan al snel wanneer er een extra medewerker bij is gekomen. Maar je kunt ook minder zijn gaan printen i.v.m. digitaliseren. Mijn advies is om voor elk apparaat het werkelijke volume te achterhalen. Dit lijkt moeilijk, maar is makkelijker dan je denkt.

Op de meeste printers kun je bij ‘instellingen’ het totaal aantal afgedrukte exemplaren wel zien. Maak hier even een afdruk van en bewaar deze (al dan niet digitaal). Als je dit elk kwartaal even doet dan sta je 2 punten voor op het moment dat je moet gaan vervangen. Vooral als je meerdere, kleinere, printers moet vervangen heb je dan een voorsprong. Als je meerdere printers hebt kan ik me voorstellen dat je er niet op zit te wachten om elkaar kwartaal alle machines langs te lopen. Hier zijn ook oplossingen voor. We kunnen bijvoorbeeld het netwerk uitlezen en zo hebben we alle tellerstanden inzichtelijk. Netjes verdeeld in het aantal zwart/wit en aantal kleuren afdrukken.

Blog door: Henry van Dijk | specialist printen en scannen